A necessidade de
descobrir novas formas de otimização dos processos da cadeia de suprimentos é
um grande desafio
A manutenção da vantagem competitiva no ambiente de negócios
requer a melhoria contínua dos processos e a redução dos custos. Muitas
empresas focam no transporte - que é um dos custos mais relevantes da logística
- num esforço de controlar os custos da cadeia de suprimentos e ajudar a
garantir embarques no prazo.
Entretanto, o gerenciamento eficaz do transporte tornou-se
mais complexo devido ao aumento dos custos, além da falta de capacidade no
transporte com caminhões que levou a um ambiente em que as empresas têm que
obter o “serviço a qualquer custo”; falta de motoristas capacitados no setor de
transporte; pressões crescentes no serviço ao cliente e mudanças dos
regulamentos e, mais recentemente, a preocupação com a eventual limitação de
horas de trabalho dos motoristas.
Dadas estas tendências, as empresas envolvidas na
distribuição muitas vezes procuram um TMS (“transportation management system”,
sistema de gerenciamento de transporte) para automatização dos processos e
redução dos custos associados.
Não existe uma
solução para tudo
A quantia gasta por uma empresa anualmente no transporte
determina o tipo de sistema necessário, bem como a economia esperada. As
reduções estimadas descritas adiante variam por empresa dependendo de como o
sistema TMS é aplicado dentro do seu ambiente particular. Nem todas as
empresas, necessariamente, atingem as reduções estimadas nas seguintes áreas:
1 Gerenciamento de contratos: (redução
estimada de 10% no custo administrativo)
O gerenciamento dos contratos dá a capacidade de registrar
de forma acurada todos os contratos dos prestadores de serviços de transporte
em um arquivo único e centralizado, além de acessar e incorporar facilmente os
preços atualizados. Essa ferramenta também é uma função administrativa com a
qual a acurácia apresenta resultados positivos. A manutenção dos preços
acurados evita erros muito caros nos processos subsequentes desde a seleção da
transportadora até o pagamento do frete. Simples de usar, a administração dos
valores dos contratos, com uma sequencia de auditoria completa de todas as
atividades, traduz-se na capacidade de calcular de forma acurada os encargos de
cada embarque.
A implementação de um novo software de TMS é uma excelente
oportunidade de “colocar ordem na casa”. Como um passo neste processo, os
contratos de fretes devem ser racionalizados ao longo de toda a base de suas
transportadoras. Um formato padronizado dos contratos proporciona a capacidade
de negociar e avaliar melhor os resultados das negociações de todas as empresas
transportadoras.
O processo de racionalização deve padronizar os preços do
transporte de longa distância, o que é possível com o uso de definições comuns
da geografia das rotas de tráfego em todos os contratos.
A manutenção rápida e acurada dos valores também é crucial
na prevenção de erros. As atualizações dos valores dos contratos devem ser
registradas no sistema assim que a negociação das alterações for concluída.
A capacidade de dar entrada nas alterações de preços, que
entrarão em vigor numa data futura, é o fator-chave na garantia de que todas as
alterações de valores são coletadas e implementadas. A capacidade de manter uma
seqüência de auditoria on-line de todas as alterações de preços também é
importante para agilizar o processo de revisão dos encargos dos fretes e
determinar a quantia correta dos embarques concluídos.
2 Melhores cargas e rotas: (redução
estimada de 5 a 17% nas despesas anuais de frete)
No mercado atual, onde dependendo da época faltam
equipamentos, a redução dos custos do transporte requer medidas eficientes e
não somente a procura de descontos dos provedores de transporte. A criação de
um plano de transporte é um modo certo de gerar economia sem causar distúrbios
na sua base de transportadoras. À medida que a tecnologia da otimização avança,
ela se torna acessível a um mercado
muito mais amplo do que antes. Isto significa que até os
embarcadores menores conseguem tirar proveito da economia que ela gera.
No passado, a criação de um plano manual de transporte
dependia do conhecimento e experiência individual para combinar os pedidos nos
embarques.
Devido à natureza demorada da revisão das muitas combinações
potenciais de pedidos, uma solução
mais simples com base na generalização sempre foi a
preferida. O processo de formação de cargas manual muitas vezes ignora a
economia potencial na criação de cargas completas de caminhão com múltiplas
paradas.
Além disso, a otimização automatizada pode liberar recursos
valiosos do processo demorado de formação e ajuste manual das cargas. Este
tempo pode ser gasto nas atividades que agregam valor, tais como a revisão do
desempenho das transportadoras e o trabalho pró-ativo em busca de maiores
níveis de satisfação do cliente.
A capacidade do sistema TMS de planejar e executar com eficiência
uma estratégia de consolidação permite atender à necessidade de transporte
econômico exigida por seus clientes e sua empresa.
O planejamento das melhores cargas e rotas, aliado aos
preços acurados, permite revisar com rapidez o impacto financeiro de um plano
de transporte.
Até nos melhores ambientes, os planos mudam com frequência.
Um sistema TMS não só deve permitir enxergar os resultados financeiros de um
melhor plano de transporte, mas também deve permitir rever o impacto das
mudanças no plano.
3 Seleção do tipo de transporte e da
transportadora de menor custo: (redução estimada de 2 a 7% das despesas anuais
de frete)
A seleção de uma transportadora de menor custo pode render
economia sem afetar o serviço ao cliente. Em geral depende do desempenho
histórico da transportadora. O desenvolvimento de uma classificação preço /
desempenho das transportadoras é o fator-chave na implementação de um processo
eficaz de seleção das transportadoras de menor custo. A base de transportadoras
deve ser analisada para cada rota de tráfego principal e desenvolvida uma
classificação que expresse claramente a ordem de preferência das
transportadoras em cada rota de tráfego.
Na implementação pela primeira vez de um TMS, a
classificação do desempenho das transportadoras pode ser totalmente subjetiva.
Em qualquer caso, deve ser desenvolvida uma classificação e revisada
periodicamente à medida que os dados empíricos do desempenho das
transportadoras vão ficando disponíveis. A prática comum nesta área é colocar
as transportadoras em categorias Primárias, Secundárias e Reservas e
classificar numericamente cada uma dentro das categorias.
Quando uma transportadora de menor custo não é selecionada
como a primeira transportadora, é importante que isto seja registrado e os motivos
da não-conformidade sejam entendidos.
Outra área de economia potencial e às vezes ignorada é a
concorrência em torno dos tipos de transporte para os mesmos embarques. As
tradicionais políticas entre os tipos de transporte precisam ser revistas e ajustadas
ao ambiente atual. Os embarques não devem mais ser categorizados como
simplesmente incorridos em um único tipo de transporte; os múltiplos tipos de
transporte devem ser revistos quanto ao custo/desempenho quando os embarques
forem em uma “área verde” que necessite de múltiplos tipos de transporte. A
abertura do processo de seleção das transportadoras, para tirar proveito das
áreas de concorrência atuais entre os
prestadores de serviço, pode ser uma excelente forma de gerar economia em um
mercado com capacidade limitada.
4 Execução dos embarques: (redução estimada
de 1 a 5% das despesas anuais de frete)
A automação nos procesos de embarque pode gerar economia de
várias maneiras. Essa é a área que mais consome tempo do pessoal de
gerenciamento de tráfego. A automação do processo de licitação também
proporciona redução do tempo gasto com telefonemas e e-mails, além de ajudar a
garantir a conformidade da rotina com um programa de seleção de transportadoras
de menor custo. Ela também significa que as transportadoras recebem informações
completas e acuradas sobre os embarques licitados pela primeira vez a todo o
momento.
No passado, o processo de licitação automatizado era
limitado às grandes empresas e grandes
transportadoras. Devido à variedade de tecnologias de integração no
mercado atualmente, pode ser usada uma metodologia econômica até mesmo pelos
menores embarcadores.
Para as transportadoras menores com menos tecnologia, a web
oferece a conectividade em tempo real. Quando é selecionada uma transportadora
para licitação, o sistema consegue enviar um aviso de licitação por e-mail,
direcionando o representante da transportadora à uma página da web para
responder ao aviso de licitação.
Esta metodologia simples e confiável pode substituir uma
infinidade de telefonemas na tentativa de atingir o representante da
transportadora desejada.
Além disso, a transportadora recebe uma comunicação completa
e acurada dos detalhes dos embarques sem aquelas conversas demoradas pelo
telefone. Isto reduz ainda mais o tempo gasto no telefone e os erros
inevitáveis que ele introduz.
Devido à capacidade de se conectar eletronicamente com toda
a base de transportadoras, o rastreamento em trânsito pode oferecer
visibilidade – muitas vezes antes dos deslizes nos requisitos de serviço ao
cliente.
A capacidade de monitoramento do desempenho da coleta/entrega em cada parada
permite a intervenção pró-ativa quando um embarque estiver se desviando do
programa.
Em muitos casos, esta visibilidade antecipada das exceções
de desempenho permite o aviso pró-ativo ao cliente e a prevenção da imagem de
um serviço deficiente ao cliente devido às exceções do processo de
“fulfillment” (atendimento de pedidos por telefone ou correio que inclui a
separação e envio dos itens). Os aplicativos de TMS nativos da web também
oferecem os benefícios de disponibilizar as informações da situação dos
pedidos, desde o programa até a entrega, para todas as partes interessadas de
sua empresa. O pessoal de vendas e de serviço ao cliente pode ter páginas na web
de auto-atendimento que as permitam
consultar facilmente a situação dos pedidos sem aqueles telefonemas
prejudiciais e demorados para o departamento de tráfego.
A capacidade de registrar e acessar de forma acurada o
desempenho de toda a cadeia de suprimentos adquiriu um valor maior com base no
ambiente atual do transporte. Os encargos das retenções e pausas nas viagens,
antes considerados triviais no custo do transporte, hoje podem representar
facilmente um elemento significativo.
Somente a capacidade de rastrear estes eventos com acurácia,
à medida que forem ocorrendo por local, ajudará você a tomar as medidas
adequadas no gerenciamento destes custos.
5 Melhorias de desempenho: (redução
estimada de 1 a 3% das despesas anuais de frete)
A capacidade de gerenciar o desempenho sempre dependeu da
capacidade de medi-lo. Num ambiente em ritmo acelerado e com recursos
limitados, a medição com frequência
permanece à margem, como se fosse uma atividade muito demorada para se
formalizar como processo. Um dos principais benefícios de um sistema TMS é a
automação da coleta dos indicadores-chave de desempenho. O sistema registra
estes indicadores em tempo real à medida que o processo vai acontecendo.
A capacidade de medir o desempenho pode afetar o foco sólido
nas atividades de correção e melhoria. A medição fácil do embarque atrasado
para um cliente crítico pode ser o resultado do mau desempenho da
transportadora.
Mas, da mesma forma, pode resultar de um fluxo local que
tenha baixo desempenho na carga e descarga.
A capacidade de levar estes tipos de eventos da medição
subjetiva para um ambiente baseado em fatos proporciona a oportunidade de
adotar uma medida corretiva significativa e eficaz.
A alocação acurada dos gastos com os fretes é outra medida
de desempenho que um sistema TMS pode oferecer. A capacidade de entender os
detalhes dos custo das regiões de atendimento e dos clientes específicos pode
gerar melhores decisões. Esse entendimento leva à melhoria do projeto das redes
de distribuição.
Fonte: http://www.imam.com.br/consultoria/index.php?option=com_docman&task=doc_details&gid=83&Itemid=11
