(*) Antonio Carlos da Silva Rezende
Não se precipite com o processo de decisão, pois são muitos os fatores que devem ser analisados para garantir o sucesso ou definir o fracasso da terceirização
Apesar da tendência atual para terceirização das atividades logísticas, verificamos muitas situações nas quais o processo foi mal conduzido, os resultados positivos demoraram a serem obtidos ou redundaram num verdadeiro fracasso.
Com o forte aumento da competitividade, a terceirização passa a envolver uma grande gama de atividades logísticas, além do transporte rodoviário de cargas que inicialmente era a função mais terceirizada.
Para desenvolver um processo de terceirização recomendamos a utilização das seguintes dicas:
1. Motivos para terceirizar – como a terceirização não é um caminho obrigatório temos que avaliar os motivos para a decisão:
- Na cadeia de abastecimento da qual uma empresa faz parte, a terceirização poderá gerar impacto quanto ao nível de serviço?
- Dedicação ao próprio negócio (“core business”) poderá fazer a diferença?
- É relevante para evitar investimentos e substituir custos fixos por variáveis?
- Melhorar o controle dos custos logísticos e absorver “expertise” é importante?
2. A empresa está preparada? O processo não deve ser iniciado sem que os responsáveis pela empresa estejam realmente preparados para a mudança:
- a consciência da necessidade de parceria e um ótimo relacionamento?
- o domínio das operações, custos, procedimentos e indicadores a partir dos quais o terceiro será avaliado?
- o preparo para transferir e compartilhar parte das atividades com “estranhos”?
- a consciência das dificuldades desde a transição e o apoio e monitoramento ininterrupto das operações?
3. Definição dos objetivos – existem muitos motivos que levam à terceirização, porém as empresas devem definir claramente:
- Logística e nível de serviço são diferenciais para manter ou conquistar clientes?
- Redução de custos (movimentação, armazenagem, transportes, etc) é o foco?
- Possibilidade de melhorar alguma operação se esta for terceirizada?
4. Os preparativos – após avaliar os motivos, os questionamentos internos e os objetivos, a empresa deve se preparar para o inicio efetivo do processo de terceirização:
- Estão definidas as atividades a terceirizar?
- Existem empresas prestadoras de serviços disponíveis e habilitadas?
- Todas as instâncias de decisão da empresa estão convencidas claramente com objetivos e interesses alinhados?
- Pois bem, estão vamos dar a partida!
5. Caracterização da empresa contratante – é importante que o prestador de serviços tenha todas as informações sobre o contratante e as atividades a executar:
- Descrição da empresa (formação, capital, porte), localização (matriz, filiais CD’s, etc), posição no mercado, etc;
- Descrição dos processos produtivos e dos principais materiais e produtos;
- Canais de distribuição (direto, atacado, varejo, etc), destinos;
- Detalhes das operações que serão terceirizadas (processos, indicadores, etc);
- Objetivos e critérios de como será desenvolvido o processo de seleção.
6. Pré-qualificação – após a empresa ter decidido e se preparado, tem início a fase externa da terceirização:
- Verificar se existe interesse, e enviar um questionário de qualificação com os seguintes quesitos:
- Instalações e equipamentos disponíveis (locais, áreas, parceiros, lista de equipamentos, etc); equipe gerencial e operacional;
- Capacitação em operações similares, organização, otimização da armazenagem e transporte, etc;
- Competência administrativa e fiscal;
- Sistemas de TI disponíveis (ERP, WMS, roteirizador, etc) e equipe de suporte (interfaces, adaptações e customizações);
- Equipes de projeto e treinamento;
- Disponibilidade de instalações que possam ser compartilhadas (rateio de custos fixos);
- Aceitar pagamento por atividade operacional - “cost-driver” (movimentação, estocagem, embalagem, etc);
- Relação dos principais clientes, locais e serviços prestados;
- Referências financeiras;
- Após o recebimento das informações deverá ser elaborada uma classificação, eliminando as empresas não adequadas.
7. Concorrência – é o início da fase de seleção, com as seguintes atividades:
- Comprovação das informações prestadas na fase anterior;
- Convite para visita às operações que serão terceirizadas e detalhadas as informações;
- Solicitação de um projeto logístico específico com críticas e sugestões;
- Envio do escopo para o desenvolvimento da proposta técnica e comercial;
- Esclarecimentos e retransmissão de informações para todos os participantes
- Recebimento das propostas.
8. Avaliação e seleção final – esta fase é crítica para o sucesso da terceirização:
- Avaliar as propostas e esclarecer dúvidas;
- Avaliar cada proposta e simular o custo total para diversos cenários;
- Equalizar as propostas técnicas e solicitar nova proposta comercial;
- Classificar no máximo três empresas;
- Negociar (após a equalização);
- Como a decisão muitas vezes envolve aspectos intangíveis (confiança, indicação, etc) deve ter a participação da diretoria.
9. Contrato, o início e o fim – é um documento que além dos aspectos legais deve conter algumas premissas sobre o conteúdo técnico:
- Clara definição do escopo dos serviços e responsabilidade das as partes;
- Definição de equipes e canais de comunicação para acompanhamento rotineiro e solução de e conflitos;
- Metas e objetivos comuns (mensuráveis / indicadores) que devem ser alcançados;
- A quebra do contrato deve ser prevista para não prejudicar a continuidade da operação, além de garantir a separação ou ressarcimento dos recursos utilizados (materiais e humanos).
10. Sucesso ou fracasso da terceirização – depende do acompanhamento da operação:
- Planejamento cuidadoso da transição;
- Estrutura organizacional com os responsáveis por cada atividade;
- Divulgação dos indicadores e metas definidos em contrato e reuniões de acompanhamento;
- Envolvimento de todo o grupo e todos os níveis;
- Não deixar nenhum problema sem solução.
Conclusão
Contrato Assinado, não se iluda: o “jogo” apenas começou.
Para mais detalhes adquira o livro “Atualidades na Logística - Volume I”, editado pelo IMAM (o capítulo 7 trata desse tema).
(*) é gerente da IMAM Consultoria. É autor de diversos livros e instrutor de cursos relacionados à área de logística.
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