O setor de transporte está passando por importantes mudanças. Os preços recordes dos combustíveis e as alterações das demandas de serviço ampliaram as capacidades dos modais rodoviário e ferroviário e provocaram aumento nos fretes.
Como resultado, o modelo tradicional de negociação baseado no preço entre embarcadores e transportadoras não é mais eficiente. O aumento dos fretes e a falta de capacidade está ficando cada vez mais desafiador para os embarcadores atenderem as exigências de entregas dentro do prazo.
As transportadoras estão hoje em melhor posição no uso de suas capacidades para atender as exigências de serviço e rentabilidade. Esta nova realidade está motivando os embarcadores a refinarem suas práticas de gerenciamento do transporte, levando-os a criar programas de colaboração com as transportadoras para a obtenção do controle de fretes e capacidades.
Como ponto de partida, é importante entender os principais elementos do modelo de custeio de uma transportadora e como este modelo é usado para classificar os embarcadores. Os maiores elementos de custo são os de retirada das mercadorias, da distância e da entrega. Outros elementos incluem os custos das reclamações, de escritório, indiretos e suplementares para o processamento das transações e fornecimento de serviços adicionais com valor agregado ao cliente.
O modelo de custeio produz um índice operacional. Este índice é igual às despesas diretas dividido pela receita operacional (quanto menor, melhor). As empresas de transporte usam esse modelo de custeio para classificar seus clientes. Os embarcadores com baixos volumes e altos índices operacionais são destacados a receber os maiores fretes.
Durante períodos de capacidade restrita, mesmo os maiores embarcadores, com altos índices operacionais, são pressionados pelas transportadoras a aceitarem aumentos de fretes maiores que no ano anterior.
Programa amigável
Existem dois componentes importantes para se tornar mais “amigável” com a transportadora. O primeiro é a criação de um programa de colaboração e o segundo é o uso eficiente da tecnologia.
Trate sua transportadora como se fosse seu cliente
O primeiro passo para tornar o frete atrativo é entender as necessidades da transportadora. Algumas ações específicas são apresentadas a seguir:
- Facilite a movimentação de sua carga: as transportadoras procuram cargas paletizadas e embaladas que são mais fáceis de carregar para a maximização da utilização cúbica do veículo. A carga que puder ser movimentada por empilhadeiras economiza tempo e dinheiro. Estude a possibilidade de recursos para economizar o tempo da transportadora em ter que “cubar” a sua carga.
- Reduza o custo das retiradas de mercadorias: sua carga deverá estar pronta para a retirada das mercadorias na chegada do motorista. Existem custos associados em manter o motorista esperando ou em ter uma série de caminhões em seu pátio ou fila. Se estiver entrando em uma época de pouco movimento e não precisar do mesmo número de veículos da transportadora, comunique a transportadora o mais rápido possível e avise-a para que ela possa designar estes caminhões para outros clientes. Para ser verdadeiramente pró-ativo, forneça à sua transportadora as previsões dos embarques regularmente. As previsões de capacidade ajudam as transportadoras a posicionarem os veículos e estabelecerem cronogramas de forma mais econômica e provendo tempo para arranjarem subcontratos (ou seja, agregados) durante os períodos de pico. Reavalie suas horas de operação e estude a possibilidade de iniciar o expediente mais cedo. Isto pode permitir que o transporte de cargas inferiores a um caminhão nas grandes cidades seja feito fora do horário de ‘pico’ e a transportadora faça suas entregas e retiradas mais cedo.
- Reduza o custo de doca da transportadora: cargas que exigem classificação na doca aumentam ainda mais o custo para a transportadora. Garanta que sua carga e a documentação estejam de acordo. Garanta que o seu frete esteja bem etiquetado e bem embalado para reduzir as chances de excessos, faltas e avarias.
- Reduza o custo do transporte (distância): reduza seus custos alavancando seu frete com as transportadoras que mais necessitem da rota de/para os locais onde você precisa de serviço e tenham a maioria das programações para estes destinos. Também fique aberto às opções de outros modos de transporte. Se conseguir negociar maior lead-time com seus clientes e fornecedores, o transporte intermodal poderá ser uma opção econômica para os embarques por caminhão em trajetos maiores que 800 km. Analise todas as opções, ou seja, intermodal, frota própria, frota dedicada, etc. Uma vez que os custos dos transportes diretos estão diretamente correlacionados ao volume (número de embarques ou de cargas), à distância, à densidade do frete e o espaço ocupado, sinta-se à vontade em compartilhar essas informações com suas transportadoras. Explore todas as opções para consolidação do frete enviando embarques maiores em determinados dias ou combinando o seu frete com o de outras empresas, subsidiárias ou até mesmo concorrentes.
- Reduza o custo das entregas: uma vez que o seu custo total de frete inclui o custo de entrega, conheça os procedimentos de entrega no destino. Trabalhe junto com os clientes para reduzir o tempo e basicamente o custo dos produtos vendidos. Durante épocas de capacidade restrita, os programas de assistência ao motorista (por exemplo, ajuda aos motoristas para carga e descarga), as entregas em shoppings e residências são vistas negativamente por algumas transportadoras já que elas reduzem o número de entregas que o motorista poderia completar nesse dia. As transportadoras apreciam muito se você expandir suas “áreas de atuação” e permitir a elas uma certa flexibilidade nas entregas. Com o alto grau de congestionamento nas principais cidades, os intervalos de entregas restritos e as cláusulas de multa não permitem muita liberdade às transportadoras. Se você embarca para o varejo, verifique se suas transportadoras têm equipamentos na porta traseira, veículos adequados para entregas urbanas e estejam interessadas em distribuição no varejo. Veja com as transportadoras e clientes se as entregas podem ser feitas fora dos horários de pico (ou seja, à noite) quando o tráfego é menor. Seja mais amigável com as transportadoras conseguindo arranjar que seu cliente realize as funções de descarga e sortimento ou contratando um serviço de ajudante (“chapa”).
- Pague suas transportadoras pontualmente: o fluxo de caixa é importante para toda transportadora. Pagando pontualmente (em menos de 30 dias, ou melhor, em 15 dias), sua empresa certamente ficará mais amigável com as transportadoras.
Use a tecnologia com eficiência
- Compartilhe informações de capacidade com suas transportadoras eletronicamente: elabore modelos computadorizados de previsões de vendas e de capacidade de frete e transmita estas previsões a suas transportadoras regularmente. Um processo típico agregará a demanda por clientes, por embalagens, por pontos de embarque e por peso e volume.
- Agilize o processo de cotação de preços: veja quando o seu sistema de transporte identifica novos pedidos. Procure fazer uma análise de seu processo de atendimento para que os pedidos sejam enviados diretamente do seu sistema para o sistema de gerenciamento de transporte (TMS).
- Minimize o tempo de retorno à doca: os sistemas de gerenciamento de doca e do pátio estão ficando cada vez mais populares à medida que os embarcadores percebem a importância de deixar as transportadoras satisfeitas.
- Aumente a flexibilidade de compromisso: muitas empresas estão permitindo que as transportadoras auto-programem os compromissos pela internet. Para que estas soluções valham a pena, é preciso ter a disciplina e os sistemas de suporte que permitam a você descarregar e carregar as transportadoras coerentemente dentro da janela de compromissos programada.
- Use um sistema TMS para identificar as oportunidades de embarque colaborativo: utilize as capacidades de planejamento de embarques de seu TMS para garantir que ele possa identificar as necessidades de embarque colaborativo.
- Automatize a comunicação com as transportadoras: a automatização do processo de comunicação com as transportadoras, desde a cotação de preços por meio do rastreamento até o pagamento, reduz os custos administrativos da transportadora e dos seus.
- Agilize o pagamento: a auto-fatura permite que você classifique o conhecimento de embarque e pague a transportadora de acordo com as condições do contrato após a prova de entrega, sem receber o aviso da transportadora.
- Centralize o processo de contratação: a adoção de um único ponto de contato ou uma única entidade de contrato para uma transportadora minimiza as necessidades de mão de obra. A criação de um processo de cotação otimizado para as transportadoras tornará menos oneroso para elas responderem à sua solicitação de proposta.
- Adote contratos baseados em incentivos: pague pontualmente as transportadoras que atendam aos padrões das entregas dentro do prazo, de qualidade das informações sobre a situação dos embarques e dos outros serviços.
- Implemente indicadores de desempenho: investigue a capacidade do seu TMS de dar suporte a indicadores de desempenho, tais como tempo de espera na doca, trabalho complementar dos motoristas e alteração dos pedidos. Estes dados pode ser usados para criar planos de ação e para o aumento da cordialidade nas relações com sua transportadora.
As principais mudanças que vêm por aí no setor de transporte estão provocando impacto significativo nas capacidades do transporte e impondo pressões logísticas. Os embarcadores estão fugindo das negociações competitivas e desenvolvendo estratégias para melhor entender as necessidades e os custos das transportadoras.
Os três ‘Cs’: Comunicação, Colaboração, Compromisso
Organize uma reunião com o presidente ou vice-diretor de operações de sua transportadora para discutir como trabalhar junto com mais eficiência. Uma vez identificadas as oportunidades de trabalho conjunto, colabore com ele na redução de seus custos e taxas. Prepare-se para comprometer certos trechos de tráfego a ele com base diária, semanal ou mensal em retribuição a um compromisso de capacidade.
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